信息化时代的来临，档案文件的管理也不断的向智能化发展，主要发展方向就是智能档案库房的建设，其中管理系统的功能与稳定是决定档案管理智能化的主要条件，万泰小编这里为大家整理了智能档案库房管理系统的主要功能及其优势，希望能帮助大家更好的了解档案的智能管理。
一、智能档案库房管理系统的主要功能
1、档案登记：录入、导入档案目录信息。
2、RFID标签写入：完成档案实体标签加工后，利用此功能将实体档案与电子档案信息衔接。
3、架位登记：实现对库房内档案架位信息的登记，为架位标签信息衔接提供基础。
4、架位标签写入：完成架位标签加工后，利用此功能将架位与软件信息进行衔接。
5、架位关联：实现实体档案与架位的衔接，与档案入库上架相匹配。
6、档案出入库登记：档案利用过程中，从库房调档之前要对目标档案进入出库授权登记，档案出库时才可以正常通过。入库登记后，目标档案才能完成进库程序，保证实体安全。
7、安全门管理：控制档案安全进出库房。
8、库房盘点：快速盘点库存档案：将移动推车移到目标档案架位附近，通过手持扫描设备，靠近架位标签，系统加载架内档案。
9、档案定位：图形化查找档案，方便拿取或存放实体档案。
10、利用统计：明确各时间段、各份档案的利用情况。
11、库房统计：统计当前库房架位的使用情况和闲置情况。
二、智能档案库房管理系统的优势
1、实现档案的快速调用
在实际工作中，面对繁杂的档案，人工操作难免会有失误，可能出现档案随意堆放、存放次序混乱的情况发生，若是档案没有按照规定位置存放，查找一份档案无益于大海捞针。应用RFID技术对档案进行定位之后，档案实体与智能化档案库房联动，只要手工查询或者扫描查询目标档案的档号或者题名，系统自动加载目标档案的位置信息，实现快捷、准确的调档，大大提升了档案工作人员的办事效率，而从更好地为人民服务。
2、规范档案的盘点操作
目前，数量庞大的综合档案馆是档案馆的主体，再加上档案的种类繁多，那么在盘点档案的时候就存在一个问题，由于档案材料都是封装在档案盒内，在盘点时工作人员大都只清点档案盒的数量，这样的盘点方式并不能真正反映档案真实的储存信息。如果要拆开每个档案盒进行盘点，那将是一项十分浩大的工程。应用RFID技术，档案工作人员通过手持扫描设备读取价位标签，可以能够远距离快速读取多个目标信号，实现高速盘点，还能及时发现档案放置错误等异常问题，能够大幅提案盘点及沉积文档的整理效果，有效提升档案库存的准确率。
3、确保实体档案的安全管理
在实体档案进行出入库登记、借调的时候，特别是一些珍贵的、涉密的档案，有时候可能由于工作人员的失误造成档案丢失，应用RFID技术能够杜绝将未经审批或经授权却未登记的档案带出库房，保证档案实体的高度安全性。当档案通过库房安全门时，系统会进行判断，识别当前档案是否已经授权出库。当识别结果为“是”时，系统安全放行，自动记录出库信息，并进行统计。当识别结果为“否”时，系统将响起警报声和警示灯，并在屏幕上做出提示，监控电脑的屏幕上显示未经授权出库的档号、题名、出库时间，并登记到系统中。此外，通过实时掌握档案利用情况，能够归纳出档案利用情况，有效提案利用率。
以上就是万泰小编为大家整理的智能档案库房管理系统的主要功能，不难看出与传统的档案管理相比，在各个方面都更有优势，而且还能大量的减少管理人员的负担，提高管理效率，所以除了建设智能库房外，智能管理系统也是必不可少的。洛阳万泰智能科技有限公司主要经营范围就包括了智能档案库房管理系统的研发，可根据需要应用到档案馆、高校、不动产等公共事业领域中，如有合作意向可以在我们的网站留言，或者拨打客服电话进行详细咨询。
