智能化的档案管理是目前提升管理效率、减少管理成本投入、减少档案管理失误的主要发展趋势，如今已经实现了利用RFID技术的智能档案管理库房，RFID技术作为一种无线射频识别技术，在智能档案库房中起到了重要作用，下面万泰小编就和大家聊聊RFID技术在智能档案库房中的作用主要有哪些。
一、RFID技术在智能档案库房中的作用
1、实现档案实体的有序存放
传统的档案实体管理方式，在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序经常被打乱，从而给查找增加难度。应用RFID技术，工作人员可对档案实体的存放进行有效定位，即时清理，有序存放。
2、缩短档案查阅耗时
传统的档案实体管理方式，一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，查找难度非常大。应用RFID技术，档案实体与智能化档案库房联动，系统检索到的档案实体装具自动开启，档案查阅更加简便。
3、规范档案的盘点操作
传统的档案实体管理方式，在盘点档案时一般只清点档案盒的数量，这种盘点方式并不能真正反映档案储存的真实信息。如果要拆开每个档案盒进行盘点，那将是十分庞大的工程。应用RFID技术，管理人员可对档案进行无屏障阅读，在档案实体被覆盖的情况下有效读取档案信息。
二、RFID技术的档案管控流程
以上RFID技术的主要作用，基本实现了智能档案库房中实体档案文件的智能化管控，而且相对于传统的档案管理，RFID技术在实体档案的入库、调取、出库等也更加的安全和准确，具体管控流程可分为以下三步：
1、档案RFID标签初始化
通过RFID工作站，按照档案馆要求的数据编码格式，将数据写入到电子标签中，同时，在后台将这一标签数据与袋内所有资料信息进行绑定后，打印出电子标签，并粘贴到档案袋上，完成基础数据的建立。
2、档案中心管理
出入库档案通过通道式RFID安全门禁对档案信息进行批量读取，并将读取到的信息上传到后台系统，系统对出入库日志信息（库管员、领取交接人、交接时间等）进行自动记录，自动生成出入库报表，并和原始任务明细表进行自动比对。对出入库过程中出现的异常情况，如档案数据、信息有误或非法档案出入库等，系统能自动预警并联动监控系统，发出报警信号。
3、使用单位交接
档案到各支档案中心后，通过档案盘点车或者在档案的数量不是特别大的情况下，可采用手持式管理终端设备快速的读取档案信息，并通过无线网络，将数据上传到后台系统进行核对确认，高效准确的完成档案的交接。
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